Personvernpolicy

Sentrale lover

Sørum kommunes internkontroll

I henhold til personopplysningsforskriften er alle virksomheter som behandler personopplysninger pliktige til å utarbeide et internkontrollsystem. Sørum kommune har utviklet et helhetlig kvalitetssystem som skal sikre likebehandling og kvalitet i tjenestetilbudet, og bidra til at Sørum kommune når visjonen “Den gode kommunen”. Kvalitetssystemet er sertifisert i henhold til ISO 9001:2000.
 

Sørum kommunes nettsider

Kommunen henter inn vanlig besøksstatistikk for sine nettsider (herunder www.sorum.kommune.no, beta.sorum.kommune.no og m.sorum.kommune.no). Dette innebærer statistikk som genereres automatisk av severen over besøkendes IP-adresse, hvilke sider som besøkes, tidspunkt for besøk, hvilken side vedkommende kommer fra, samt hvilken nettleser som benyttes. Opplysningene benyttes internt i forbindelse med videreutvikling og optimalisering av nettsidene.

e-borger – brukerkonto på nettsidene

Det er mulig å registrere seg som bruker av nettsiden til Sørum kommune. Registrerte (påloggede) brukere kan delta i diskusjonsforum. Registrerte brukere får også preutfylt enkelte skjema med navn, epostadresse osv.
I en eventuell krisesituasjon så kan Sørum kommune sende ut hastemeldinger som SMS til registrerte e-borgere. Ut over dette gjenbrukes ikke e-borgerregistret i noen andre sammenhenger.
 

Abonnering på nyhetsbrev

Både registrerte og uregistrerte brukere kan abonnere på nyhetsbrev som distribueres en gang i måneden. Registrerte e-postadresser vil ikke bli benyttet til andre formål enn å sende nyhetsbrev, og e-postadressen vil ikke bli gjort kjent for andre abonnenter for nyhetsbrev. Ved oppsigelse av abonnementet slettes e-postadressen.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom din henvendelse er en klage, vil Sørum kommune normalt vise til, eller legge ved, din henvendelse når kommunen tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at Sørum kommune ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til å nekte en part innsyn i saken dersom han ber om det. Sørum kommune kan derfor ikke garantere anonymitet.

Pressens og allmennhetens innsyn etter forvaltningsloven

Hovedregelen etter offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at alle som spør om det, presse eller andre, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i dokumentene. Din henvendelse til Sørum kommune vil dermed også være offentlig, enten den kommer i form av brev, e-post eller kontaktformular.

Sørum kommune håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentligheten. Interne dokumenter kan også unndras offentligheten.

Henvendelser til Sørum kommune

Generelt sett legger de sentrale lovene føringer for håndtering av slike henvendelser, blant annet krav til arkivering. Det er ikke kommunikasjonskanalen som er avgjørende for hvorvidt en henvendelse blir journalført/arkivert, men henvendelsens innhold. I så måte kan det for eksempel være aktuelt å vise en innkommende SMS i kommunens postjournal. Kommunen har en rekke kanaler for kommunikasjon med brukere. Bruken av disse kanalene reguleres i kommunens informasjons- og kommunikasjonsstrategi.

1.  E-post
   Kommunens e-postadresse postmottak@sorum.kommune.no kan benyttes til enkle spørsmål, og besvares hovedsakelig med svar per e-post. Det samme gjelder kommunens kontaktskjema, som i praksis sender en e-post til samme e-postadresse.
   
   Vær oppmerksom på at bruk av e-post har mange svakheter som gjør at fortrolige opplysninger kan komme på avveie. Send derfor ikke sensitive eller fortrolige opplysninger med e-post eller kontaktskjemaet.
    
2. Kontaktformular
   Alle spørsmål som sendes inn via kontaktskjemaet blir lagt i en egen database. Denne databasen blir bruk av kommunen til å holde oversikt over type henvendelser og for å effektivisere kommunens arbeid. Alle innkommende og utgående e-post blir slettet fra selve e-postprogrammet rutinemessig.
    
3. SMS
   Det er mulig å sende SMS til kommunen (se informasjon på vår kontaktside). I realiteten blir innkommende (og utgående) SMS håndtert etter de samme føringene som gjelder for e-post.
    
4. Sosiale medier
   Det er mulig å henvende seg til kommunen via kommunens facebookside, enten ved direkte kontakt via chat eller ved å kommentere innlegg på veggen. Veggkommentering er imidlertid ikke ønskelig for spørsmål som kan fordre et mer kompleks svar, eventuelt er relatert til en sak.
    
5. Chat/nettprat
   Det er mulig å starte en chat både fra kommunens facebookside eller fra kommunens egen nettside. Dersom du oppgir din e-postadresse etter at dialogen er avsluttet, så får du tilsendt hele dialogen på e-post. Dette kan være nyttig som dokumentasjon/referanse på hva som ble diskutert.

Innholdsdeling mot Facebook, Twitter etc.

Alt tilgjengelig innhold på kommunens nettside kan deles mot ulike sosiale medier, ved hjelp av ikoner nederst på den enkelte side. Sørum kommune lagrer ikke bruken av slike tjenester, men vi kan ikke garantere at de ulike eksterne mediene ikke logger slik bruk.

Innmelding av personopplysningsregistre

I henhold til personopplysningslovens § 42 skal Sørum kommune vedlikeholde en offentlig fortegnelse over alle behandlinger av personopplysninger som er innmeldt etter § 31. Dette ivaretar Sørum kommune etter gjeldende internkontrollsystem.

Meldesystemet sørger for en åpenhet rundt behandlingen av personopplysninger i virksomheter. Systemet gjør det mulig for enkeltpersoner å sjekke hvordan vedkommendes personopplysninger blir behandlet, slik at man kan ivareta sine rettigheter.

Innmeldte registre er offentlig tilgjengelig på Datatilsynes nettsider.